Jak zarządzać czasem?

Czas jest szczególnym zasobem, czynnikiem nas ograniczającym co więcej całkowicie nietrwałym. Czasu nie da się niczym zastąpić, biologicznie jesteśmy nie najlepiej przystosowani do gospodarowania czasem. W odizolowanym, zaciemnionym pokoju, w którym nie możemy korzystać z naszych podstawowych zmysłów, szybko tracimy świadomość upływu czasu. Gdy jesteśmy znudzeni czas się nam dłuży, a gdy podnieceni czas leci bardzo szybko.

Aby należycie wywiązywać się z naszych obecnych ról, musimy dostosowywać się, uczyć i oduczać, aby skutecznie radzić sobie z naszym 'nowym wspaniałym światem'.

Cele, pytania i odpowiedzi

Spisując je, możemy ustalić, co naprawdę chcemy robić, stworzyć do tego motywację i nadać sens wykorzystaniu czasu z minuty na minutę. Życiowe cele są związane z wizją, zamiarami, misją i zasadniczymi przekonaniami.

Ustalenie celów jest działalnością ciągłą, wymagającą systematycznej aktualizacji, rejestracji, ustalenia priorytetów i przeglądu zarówno w skali długo jak i krótko terminowej. Trzeba to robić co najmniej co sześć miesięcy. I trzeba to robić na piśmie.

Innym, sposobem jest tworzenie własnych kluczowych obszarów zadań. Jest to sposób bardziej nastawiony na przyszłość i zazwyczaj przynoszący szybsze wyniki. Kluczowe obszary zadań nie powinny być zbyt liczne, aby można było je opanować, powinny być nastawione na działanie, obejmować wszystkie zadania, które wykonujemy (lub powinniśmy wykonywać) oraz być wyrażone w sposób wyraźny i zwięzły.

Planowanie

Oprócz rozsądnie zorganizowanego stanowiska pracy, z odpowiednio zaklasyfikowanymi kartotekami, obejmującymi informacje statyczne, potrzebujesz kalendarza – notesu, zaprojektowanego zgodnie z właściwymi zasadami gospodarowania czasem.

Priorytety ABC

Niezależnie od tego, jaki system wybieramy, sprawą zasadniczej wagi jest zapisanie wszystkich czynności, które mamy wykonać. Najlepiej robić to codziennie albo zaraz po przyjściu do pracy, albo poprzedniego dnia tuż przed wyjściem. Tam gdzie nawal czynności jest mniejszy, wykaz czynności do wykonania można sporządzać raz na tydzień lub raz na miesiąc. Początkowo spisujemy tyle zadań, że nie wystarczy nam na nie czasu. Dlatego też trzeba ustalić priorytety, według systemu A B C. A oznacza zadanie o najwyższym priorytecie, B o nieco mniejszym a C to zadanie mało ważne. Należy wiec zaczynać od klasy A, nie zaś od C. Jeśli nie podoba się nam system ABC, możemy ustalić priorytety metodą M N W. M czyli zadanie które muszą być wykonane, N to zadania które należałoby wykonać a W to zadania, które warto by wykonać jeśli dysponujemy czasem.

Rejestracja i analiza czasu

Rejestracje czasu stosujemy po to by upewnić się, ile czasu poświęca się na różne czynności.
• Rejestracja czasu prowadzi do samodoskonalenia
• Wiemy jak spędzamy czas, na co ile czasu poświęcamy bądź jak go marnujemy
• Prowadząc rejestracje czasu uczymy się, możemy stwierdzić ile czasu pochłonęły nam czynności nie przynoszące nam żadnych korzyści

Rejestrację należy przeprowadzić w okresie przez dwa do czterech tygodni, rejestr powinien być zrozumiały, przejrzysty, stosuj symbole i skróty.

Indywidualne zachowania

• Nie odkładaj spraw
• Nie bądź perfekcjonista, dążenie do perfekcji paraliżuje. Istnieje zasadnicza różnica pomiędzy dążeniem do doskonałości a dążeniem do perfekcji. Tę pierwszą można osiągnąć, jest ona realna, zdrowa i przynosi osobista satysfakcję, ta druga prowadzi do frustracji i neurotycznych zachowań
• Ustanawiaj cele które stanowią wyzwania
• Ucz się uczyć, zdawaj sobie sprawę z przeszkód, które sam stawiasz sobie na drodze do uczenia się, z twojego ulubionego sposobu uczenia się, z tego co robiłeś w przeszłości, co umożliwiało ci skuteczne uczenie się.
• Zwalczaj powtarzające się kryzysy, swoją energię wykorzystuj do szukania rozwiązań, koncentruj się na problemie, odpręż się i opanuj kryzys, przekształć kryzys w okazje do poszukiwania nowych pomysłów i metod działania.
• Inne osobiste problemy z czasem, planuj na krótki i długi okres, koncentruj się nie zwracaj uwagi na zakłócenia, rób sobie przerwy, unikaj nieporządku, nie popadaj w nałóg pracy, mów nie stanowczo ale uprzejmie, docieraj do informacji i wykorzystuj je, czytaj i pisz dokładnie i szybko, odpręż się i redukuj napięcia

Jesteś tutaj: Kompendium ekonomii » Zarządzanie » Jak zarządzać czasem?

Zaloguj się, aby zagłosować