Zarządzanie zmianami w przedsiębiorstwie

Jednym z istotnych wyznaczników sprawności funkcjonowania instytucji jest dostosowanie jej celów, organizacji i systemu zarządzania do istniejących warunków wewnętrznych i zewnętrznych. Dynamika, częstotliwość i zróżnicowanie zmian są przy tym coraz większe i coraz trudniej przewidywalne. Stawia to szczególne wymagania wobec osób analizujących uwarunkowania instytucji i decydujących o merytorycznych kierunkach i sposobach dostosowania się do nich.

Coraz bardziej również komplikuje się rozstrzygnięcie bardzo ważnego dylematu organizacyjnego polegającego na wyborze momentu przeprowadzenia pożądanych zmian. Przedwczesne zmiany funkcjonowania instytucji osłabiają stabilizujące znaczenie struktury organizacyjnej (zapewnienie względnej niezależności funkcjonowania instytucji od wymienialności jej składników, zapewnienie ciągłości działań, większa przewidywalność i określoność zachowań pracowników), a zbyt późne zmiany powodują straty wynikające z niedostosowania struktury do celów oraz istniejących uwarunkowań.

Uzasadnienie merytoryczne zmian, odpowiedni moment ich przeprowadzenia oraz właściwe przygotowanie zmian to zasadnicze przesłanki efektywności zarządzania tym procesem.

Zmiana oznacza modyfikację istniejącego obiektu bądź procesów, które jego dotyczą. Obiekt podlegający zmianie może mieć charakter abstrakcyjny (np. struktura organizacyjna firmy, procedura, zasady zawarte w regulaminach, organizacyjne, instrukcje, rozmieszczenie decyzji, regulacja kompetencji decyzji itd.) bądź materialny (rzeczowy).

Zmiany w zarządzaniu firmami dotyczą przede wszystkim wprowadzania nowych bądź modyfikacji istniejących wzorców organizacyjnych. Wzorce organizacyjne rozumie się tutaj bardzo szeroko, odnoszą się one zarówno do funkcji zarządzania (ustalanie celów, planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie) i funkcji organicznych firmy (np. zaopatrzenie, logistyka, produkcja/świadczenie usług, kontrola jakości, badanie i rozwój, marketing i sprzedaż, finanse, księgowość, zarządzanie kadrami), jak również do relacji występujących między firmą a jej otoczeniem bliższym i dalszym (środowisko społeczne, polityczne, ekonomiczne, prawne, naturalne itd.).

Wzorce organizacyjne mogą być utrwalone z wykorzystaniem takich nośników informacji, jak np. pismo, rysunek, tabela, film, taśma magnetofonowa, nośniki komputerowe itp., również zakodowane w pamięci pracowników danej firmy. W średnich i większych firmach dominuje sformalizowana forma wzorców organizacyjnych.

Oto przykłady sformalizowanych wzorców organizacyjnych: statut firmy, regulamin funkcjonowania rady nadzorczej, regulamin funkcjonowania zarządu, regulamin organizacyjny firmy, opis komórki organizacyjnej, opis stanowiska organizacyjnego (zakres kompetencji), procedura zamówień publicznych, procedura obsługi klienta, procedura adaptacji nowego pracownika, schemat organizacyjny firmy, schemat organizacji przestrzennej firmy, schemat organizacji przestrzennej komórki, instrukcja obiegu dokumentów, instrukcje obsługi maszyn i urządzeń, instrukcja kancelaryjna, tablice decyzyjne, tablice kompetencyjne itd.

Zmiany mogą odnosić się nie tylko do wzorców organizacyjnych, ale także do rzeczowych obiektów firmy takich, jak np. maszyny i urządzenia, budynki i budowle, tereny, produkty, usługi, klienci, dostawcy itp. Specyficznym obiektem zmian w firmie może być również człowiek, pracownik firmy. Kształtowanie pracowników firmy może być ukierunkowane na takie elementy, jak np. kwalifikacje zawodowe, cechy osobowości, umiejętności socjo-psychologiczne, lojalność wobec firmy, spolegliwość, dyspozycyjność, nawyki i przyzwyczajenia, zdyscyplinowanie itd.

Z jednej strony, świadome kształtowanie zmian w odniesieniu do wymienionych elementów podmiotowych jest trudne (znacznie trudniejsze niż zarządzanie zmianami wzorców organizacyjnych) i długotrwałe oraz wymaga ogromnej konsekwencji, z drugiej natomiast strony skuteczność zmian postaw pracowniczych w istotny sposób warunkuje efektywność i innowacyjność zmian wzorców organizacyjnych.

Zmiany wzorców organizacyjnych, zmiany obiektów rzeczowych i zmiany pracowników są względem siebie współzależne i wzajemnie się warunkują, co w szerszych przedziałach czasu sprzyja dominacji zmian innowacyjnych (w miejsce tradycyjnych - adaptacyjnych).

Postępujący proces urynkowienia naszej gospodarki, a także globalizacja społeczno-gospodarcza świata oraz wysoki dynamizm zmian i zaostrzająca się konkurencja sprawiają, że umiejętność zarządzania zmianami staje się bardzo ważnym wyznacznikiem przetrwania i sukcesu firmy.

Aby uświadomić sobie złożoność i trudność zarządzania zmianami, warto na tę problematykę spojrzeć pod kątem idealnych warunków, których spełnienie zdecydowanie upraszczałoby rozpatrywany proces, a następnie skonfrontować te idealne założenia z rzeczywistością.

Jesteś tutaj: Kompendium ekonomii » Zarządzanie » Zarządzanie zmianami w przedsiębiorstwie

Zaloguj się, aby zagłosować