Zasady zarządzania czasem

Oto kilkanaście z nich:

1. Czas jest zasobem bardzo ograniczonym i nieodnawialnym, powinni go szanować pracownicy na wszystkich szczeblach zarządzania – od góry do dołu we wszystkich możliwych sytuacjach. Szczególną rolę w efektywnym zarządzaniu czasem mają do odegrania kierownicy.

2. Zarządzanie czasem odnosi się do różnych przedziałów czasowych, należy umiejętnie łączyć planowanie i organizowanie operacyjne (dzienne, tygodniowe, miesięczne) z planowaniem i organizowaniem strategiczno-taktycznym (kwartalnym, rocznym, wieloletnim).

3. Efektywne zarządzanie czasem wymaga pewnych umiejętności osobowościowych, z których najważniejsze to: myślenie selektywne, myślenie funkcjonalne, łączenie myślenia analitycznego i całościowego, wrażliwość ekonomiczna – orientacja na wyniki, elastyczność zachowań, umiejętność przewidywania, a także wywieranie wpływu na ludzi i zdarzenia.

4. W zarządzaniu czasem wykorzystuje się rozwiązania technokratyczne (narzucone parametry pracy maszyn i urządzeń – np. szybkość taśmy produkcyjnej, ustalone terminy wykonania zadań wynikające z obowiązujących procedur) oraz techniki organizatorskie (wykresy, harmonogramy, metody sieciowe, programy komputerowe).

5. W zarządzaniu czasem kapitalne znaczenie ma faza koncepcyjna poprzedzająca działanie, w trakcie której powinny być przeanalizowane następujące ustalenia: Co trzeba zrobić? Po co trzeba to zrobić? Jakie są zalecane kryteria oceny całej komórki organizacyjnej? Jaka jest na tym tle ważność zadań? Jaka jest czasochłonność i pilność zadań? Jak i gdzie należy wykonać zadania? Kto ma te zadania wykonać? W odniesieniu do kierowników zarządzanie czasem obejmuje zarówno organizację pracy własnej, jak również organizację pracy podwładnych. Zaleca się, by w miarę możliwości zarządzanie czasem prowadzić równolegle dla różnych przedziałów czasowych – np. 'dzień – tydzień – miesiąc'. Praca koncepcyjna wymaga namysłu, pracę na jutro warto planować już dzisiaj (pozytywny wpływ podświadomości w przygotowywaniu działań).

6. Praca koncepcyjna kierownika jest składnikiem organizacji jego pracy własnej, kierownik musi znaleźć czas na zebranie myśli, namysł, analizę, planowanie itp.

7. We wszystkich fazach kierowania i wykonania należy przestrzegać zasadę selektywnego myślenia, tzn. należy koncentrować się na sprawach najważniejszych, a możliwie najmniej skupiać się na sprawach drugorzędnych. Trudność polega na tym, by priorytety działania jednolicie postrzegali kierownicy i pracownicy różnych szczebli zarządzania, w wielu przypadkach wymaga to wzajemnych uzgodnień i kompromisów. Potrzeba selektywnego myślenia nawiązuje do tzw. Zasady Eisenhauera (matryca zarządzania czasem) i Zasady Pareto 20-80. Obie wskazane zasady powinny być dostrzegane i uwzględniane w procesie delegowania kompetencji.

8. Czas ma charakter wymierny, co sprzyja z jednej strony ocenie efektywności jego wykorzystania, a z drugiej strony ułatwia egzekwowanie odpowiedzialności za dotrzymanie wyznaczonych terminów realizacji. Trzeba jednak pamiętać, ze czasochłonność i terminowość zadań to tylko niektóre wymiary efektywności wykonania zadań. W zarządzaniu czasem zaleca się, by te wymiary dostrzegać na tle innych kryteriów oceny zadań takich, jak np. celowość zadań, ważność zadań – priorytety, koszty realizacji, jakość wykonania, zgodność z obowiązującymi procedurami itp. Między różnymi kryteriami efektywności zadań zwykle występują pewne sprzeczności, które muszą być identyfikowane i uświadamiane, często wymaga to wzajemnych uzgodnień i kompromisów.

9. Z zaleceniem selektywnego myślenia w fazie koncepcyjnej łączy się konieczność trafnej identyfikacji i analizy różnych punktów krytycznych planowanych działań (sztywność niektórych terminów, krytyczne ciągi czynności, progi rentowności, nieprzekraczalne granice budżetowe, ilość i kompetencje pracowników itp.)

10. Ważność i trudność realizacji zadań powinno się dostosować do naturalnego biorytmu konkretnego kierownika. Zadania najważniejsze i najtrudniejsze najkorzystniej jest wykonywać w tych godzinach, w których koncentracja i wydajność organizmu są najwyższe. Wszelki marnowanie i straty czasu w tej optymalnej fazie biorytmicznej zdecydowanie obniżają efektywność zarządzania czasem.

11. 'Praca wypełnia cały czas przeznaczony na jego wykonanie, im mniej czasu poświęcisz na jego wykonanie – tym szybciej go wykonasz'. Tak brzmi jedno ze słynnych praw Parkinsona. Wynika z niego zalecenie, by w odniesieniu do czasochłonności i terminowości stawiać odpowiednio wysokie (ale jednocześnie realne) wymagania. Jest to zbieżne z zaleceniami tzw. benchmarkingu zadaniowego.

12. Warto identyfikować i eliminować wszelkie możliwe straty czasu (wątpliwa celowość spotkań i narad, niepunktualność spotkań i narad, nadmierne indagowanie kierownika i innych pracowników w trakcie pracy, wizyty i rozmowy towarzyskie, uroczystości towarzyskie, przerwy na papierosa, zła organizacja przestrzenna, telefomania.

13. W zarządzaniu czasem należy przewidzieć i zachować określone rezerwy różnych zasobów, które mogą być niezbędne przy wystąpieniu różnych zakłóceń czy nieprzewidywalnych wcześniej sytuacji. Zachowanie rezerw gwarantuje niezbędną elastyczność działań dostosowawczych.

Jesteś tutaj: Kompendium ekonomii » Zarządzanie » Zasady zarządzania czasem

Zaloguj się, aby zagłosować