Projektowanie struktury procesowej organizacji

Wskazówki potrzebne przy projektowaniu struktury procesowej:

1. Zorganizuj działanie wokół procesów, a nie funkcji, spłaszcz hierarchię i oddaj zespołom kontrolę nad procesami. Organizacja wokół procesów oznacza najczęściej zdefiniowanie trzech do pięciu najważniejszych przepływów informacji tworzących wartość użytkową dla ostatecznego odbiorcy. Każdy z procesów musi mieć swojego lidera (właściciela) oraz zespół wykonawczy. W kolejnym ruchu minimalizuje się liczbę czynności i aktywności w ramach procesu i eliminuje te czynności, które nie wnoszą wartości dla odbiorców.

2. Powiąż cele i wskaźniki efektywności z satysfakcją odbiorcy, rozszerzaj autonomię decyzyjną zespołów i zakres umiejętności ich uczestników.

Tradycyjne miary zyskowności, sprzedaży lub przyrostu stopy zysku muszą być zastąpione główną miarą efektywności procesu- satysfakcją odbiorcy (wewnętrznego, czyli w ramach organizacji, lub zewnętrznego). Aby umożliwiać zespołom bliski kontakt z klientem i szybkie reagowanie, muszą one mieć autonomię, prawo do podejmowania decyzji i stałego usprawniania oferty. Aby zespoły były efektywne, to one, a nie przełożeni, muszą mieć zapewnione uprawnienia, szkolenia, informację i motywację do oceny i zmiany tego, co, jak i z kim robią. Z tym nastawieniem związany jest trend do podnoszenia kwalifikacji uczestników zespołów poprzez szkolenie w wielu zawodach i umiejętnościach. Zapewni to możliwość rotacji na stanowiskach pracy, wzajemne uzupełnianie się, wspólny język i zrozumienie problemów.

3. Zapewniaj zespołom stały dopływ niezbędnej informacji, kontakt z dostawcami i odbiorcami oraz nagradzaj zarówno indywidualne podnoszenie kwalifikacji, jak i zespołowa efektywność.

W tradycyjnych strukturach organizacyjnych dostęp do informacji jest bardzo ograniczony. Informacja jest źródłem władzy i dlatego nikt się nią chętnie nie dzieli. W strukturach procesowych zespoły mają dostęp do wszelkiej informacji, która jest im potrzebna w działaniu i która może im pomóc poprawić efektywność, a także same tworzą taką informację przez badania i analizy. Jednym z bezcennych źródeł informacji są dostawcy i odbiorcy. Coraz częściej organizacje przechodzą od biernych form zbierania informacji, przez sondaże, do bezpośrednich spotkań i komunikacji pracowników z klientami. Efektywne funkcjonowanie zespołów wymaga, aby ich uczestnicy czuli się odpowiedzialni za realizację wspólnych celów i aby system oceny i wynagrodzenia obejmował cały zespół.

Zaletami struktury procesowej są elastyczność, tworzenia motywacji i wykorzystanie potencjału intelektualnego wszystkich pracowników. Jednocześnie jest to struktura bardzo wymagająca. Podstawowymi problemami są: umiejętność tworzenia zespołów oraz podtrzymywania ich efektywności i kreatywności, a także ocena ich funkcjonowania, co w praktyce okazuje się bardzo trudne.

Struktura procesowa wymaga także od uczestników ogromnego zaangażowania i wysokich kwalifikacji profesjonalnych i interpersonalnych. Pracownicy mają prawo i obowiązek kontaktować się z każdą osobą, która może im pomóc, a nawet zaprosić ją do udziału w procesie podejmowania decyzji. Zarówno pracownicy, jak i menadżerowie muszą stale doskonalić swoje umiejętności i to w wielu dyscyplinach.

Jesteś tutaj: Kompendium ekonomii » Zarządzanie » Projektowanie struktury procesowej organizacji

Zaloguj się, aby zagłosować